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Eliminar espacios al inicio y final de un texto en Excel, usando la Ficha "Datos" y "Texto en Columnas"

sábado, 23 de enero de 2021

En ocasiones ocurre que un mismo dato - repetido dos o más veces - como puede ser un nombre por ejemplo, Excel los considera distintos. 
Una de las razones son los espacios que pueden incluir los datos ya sea al inicio o al final
Tales espacios se pueden eliminar manualmente si los datos son pocos, pero si son muchos, tenemos que utilizar algún método rápido
En este método no recurriremos a fórmulas
Si tenemos por ejemplo una lista de nombres y observamos que varios de ellos tienen espacios al inicio o al final, podemos eliminarlos usando este método, teniendo cuidado de evitar que la acción separe la columna original en dos o más columnas, en especial si tenemos otros datos en las columnas vecinas

Ejemplo: Esta es una lista de nombres asociadas a otros datos en la columna C.
En azul se indican los espacios existentes en los nombres de la columna B


Vamos a eliminar los espacios al inicio y al final en cada nombre
(Nota: este proceso no eliminará el segundo espacio intermedio en el nombre “Manuel Pérez”)
Explicación del proceso:

1. Seleccionamos la columna con la lista de nombres





2.  Vamos a la Ficha “Datos” y seleccionamos “Texto en columnas”






3.  Nos aparece el siguiente cuadro. Clic en “De ancho fijo” y luego en “siguiente”













4.  Nos aparece este cuadro, y sin hacer nada, hacemos clic en “siguiente”

5.  Nos aparece ahora este cuadro y hacemos clic en “Finalizar”














6.  Ahora se han eliminado los espacios al inicio y final de cada nombre. 

NOTA: el espacio intermedio en el nombre “Manuel   Pérez” no fue eliminado, ya que este procedimiento es sólo para los espacios al inicio y final del texto. 

NOTA:

Para eliminar todos los espacios sobrantes se puede utilizar la interesante y útil función ESPACIOS, aunque esto requiere utilizar una columna auxiliar donde escribir la fórmula. En nuestro ejemplo podríamos usar la columna D, E o F y en la fila 2 escribir =ESPACIOS(B2), la que copiamos hasta la fila 8.
Esta acción eliminará todos los espacios al inicio, intermedio y final de cada nombre, manteniendo un espacio entre nombre y apellido.
Después habría que copiar los valores obtenidos y pegar en la columna B, teniendo cuidado de copiar sólo valores y no "Todo" ya que esto escribiría también la fórmula, lo que en este caso, provocaría una referencia errada.
Espero sea de utilidad a mis lectores.

FORMATO CONDICIONAL CON DOS O MÁS CONDICIONES EN EXCEL

jueves, 13 de diciembre de 2018

Explico a continuación un interesante y útil el formato condicional, para destacar automáticamente datos contenidos en una celda, fila o columna en Excel.
Veremos cómo resaltar datos que cumplan más de una condición.
EJEMPLO
En la imagen siguiente se ha destacado en amarillo las filas que contienen los nombres de personas que cumplen la doble condición de:
- Vivir en la ciudad A
- Tener 16 años o más.





















PROCEDIMIENTO:
Nos situamos en la primera celda con datos, es decir en A2
Vamos a Formato Condicional
Elegimos "Utilice una fórmula que determine ..."
En el espacio para la fórmula escribimos:

=Y($B2="A",$C2>=16)
Separamos las condiciones por  "coma" o "punto y coma" según la configuración de su sistema.
Indicamos en la fórmula que debe elegir en la columna B la ciudad A
y que en la columna C debe elegir 16 o más. 
El signo $ es para fijar datos, en este caso para que podamos destacar toda la fila donde están los datos que cumplen las dos condiciones.
Debajo de donde escribimos la fórmula hacemos clic en Formato...
Elegimos el formato que queremos: color de la fuente, bordes o relleno.
Para este ejemplo se eligió relleno amarillo.
Aceptamos
Volvemos a aceptar en el cuadro de diálogo de la fórmula
Finalmente en el cuadro de diálogo "Administrador de reglas de Formatos Condicionales" en "Se aplica a" escribimos
=$A$2:$C$10
Indicando con esto que el formato aplicará a toda la zona de trabajo comprendida entre A2 y C10.
La fila que cumpla los datos ingresados en la fórmula, se destacará de color amarillo es decir, donde se encuentran los nombres de las personas que viven en la ciudad A y tengan 16 o más años de edad.
Eso es todo.
Cordiales saludos 

La función JERARQUIA en Excel

viernes, 18 de mayo de 2018

Una función interesante para diversos trabajos es la función JERARQUIA, en especial para los docentes. Es una función sencilla de utilizar y nos puede arrojar datos útiles en el ámbito del comercio, las finanzas, etc.
En el ámbito de la educación nos puede servir para determinar qué lugar ocupan nuestros estudiantes según su rendimiento académico, sin tener que ordenar la lista de mayor a menor por ejemplo que nos "desordenaría" la nómina corriendo el riesgo de afectar algún dato
Supongamos que en al columna A tenemos los números de orden de la lista de alumnos, en la columna B sus nombres, en la columnas siguientes las notas parciales y en la columna L tendriamos la fórmula de los promedios.
Supongamos que los promedios ocupan el rango L2:L35
En la columna M (o en otra que usted decida) colocaremos la función JERAQUIA de la siguiente manera:
=JERARQUIA(L2;$L$2:$L$35;0) 
En donde cero significa que el orden será descendente (si quisiéramos que fuera ascendente escribiremos 1)
Luego copiamos la fórmula desde M2 hasta M35 apareciendo frente a cada promedio el lugar que ocupa tal promedio dentro del rango total de promedios del curso.
Recuerde que los signos $ se escriben para que el rango L2:L35 no cambie cuando copiamos la fórmula hacia abajo en la columna correspondiente.

Aplicar color automáticamente a una fila en Excel según el día de semana de una celda.

viernes, 2 de junio de 2017

He recibido esta solicitud por el formulario de contacto
"Hola, si tengo una serie de fechas en la columna A y quiero que todas las filas que pertenezcan a un determinado día queden de un color como lo puedo hacer?, por ejemplo: todas las filas de días lunes rojas, las filas de días martes verdes y así. Quedo atento. Gracias! "
---
Le he planteado al lector esta posible solución:
Supongamos que en la columna A tienes las fechas escritas desde A2 hacia abajo, en el formato de tu preferencia, por ejemplo 22-may
Usemos una columna auxiliar, por ejemplo la columna L
En L2 escribimos esta fórmula  =TEXTO(A2;"DDDD") y la copiamos hacia abajo hasta donde la necesites, por ejemplo hasta L20
Ahora vamos a formato condicional y en "utilice una fórmula para ..." escribir esta fórmula  =($L2="lunes") si queremos que la fila con el día lunes tome un color determinado
Elegimos el color que tendrá la fila y aceptamos. 
En el siguiente recuadro escribimos hasta donde tomará ese color la fila y qué sector de nuestra zona de trabajo quedará afecta al formato condicional. Supongamos que hasta la columna L y hasta la fila 20
Escribimos =$A$2:$L$20 y aceptamos
Ahora hasta la fila 20 se teñirán del color elegido cada vez que mi fecha corresponda al día lunes.
Lo mismo servirá si queremos que otros días tengan otro color
---
NOTA: 
1. Podemos ocultar la columna L para que no aparezca como parte de nuestra planilla de trabajo
2. Si queremos evitar que la columna L nos muestre un resultado cuando en la columna A no haya ningún dato, podemos cambiar la fórmula por la siguiente:
=SI(A2="";"";TEXTO(A2;"DDDD"))
3. Si lo desea puede bajar una planilla de ejemplo desde aquí


Como aplicar zoom a la pantalla del PC

miércoles, 16 de noviembre de 2016

Una acción muy sencilla para alejar o acercar el contenido de la pantalla del PC (aplicar zoom), que quizás no sepamos o hemos olvidado, consiste en realizar lo siguiente:
- Para acercar presionamos CTRL en conjunto con +
- Para alejar presionamos CTRL en conjunto con -
En un sector de la pantalla aparecerá el porcentaje de zoom aplicado, lo que es muy útil para volver al porcentaje normal 100%  o recordar que porcentaje de zoom nos acomoda para ciertas tareas.

Limitar la zona de trabajo en Excel

martes, 28 de junio de 2016

En ocasiones nos gustaría mantener a la vista sólo las celdas ocupadas por nuestra planilla de trabajo y ocultar todas las columnas y filas desde el final de nuestra planilla, de modo que si estoy recorriendo el documento con las flechas de desplazamiento, no me aleje tanto desde la última columna del área de trabajo (o desde la última fila)
Podemos hacer que queden ocultas todas las columnas y filas fuera del área de nuestro trabajo, del siguiente modo:

1. Destacamos toda la primera columna a partir de la cual se ocultarán todas las demás:
2. Luego presionamos las teclas CONTROL más MAYÚSCULAS más FLECHA DERECHA, con lo cual se seleccionan todas las columnas a la derecha desde la columna elegida
3. Vamos ahora a Formato - Ocultar y mostrar - Ocultar columnas. De este modo se ocultarán todas las columnas seleccionadas, quedando visible sólo nuestra área de trabajo:
4. Para ocultar las filas procedemos de modo similar. Destacamos la primera fila a partir de la cual quedarán ocultas todas las siguientes
5. Luego presionamos las teclas CONTROL más MAYÚSCULAS más FLECHA ABAJO, con lo cual se seleccionarán todas las filas hacia abajo desde la fila seleccionada
6. Vamos ahora a Formato - Ocultar y Mostrar - Ocultar filas.  De este modo se ocultarán todas las filas seleccionadas hacia abajo, quedando delimitada sólo nuestra área de trabajo.

NOTA: El punto 3 se puede también realizar haciendo clic derecho en cualquier encabezado de columna y luego hacer clic en Ocultar
NOTA: El punto 6 también se puede realizar haciendo clic derecho sobre el encabezado de cualquier fila y luego seleccionamos Ocultar.

Formato condicional en Excel: Colorear una fila según una fecha ingresada en una determinada celda

sábado, 6 de febrero de 2016

La siguiente es una imagen para ofrecer una aproximación visual del comportamiento de los formatos condicionales presentados en los 3 ejemplos. Esta publicación complementa la publicación anterior
Aplicar color automáticamente a toda una fila en Excel, según el valor de una celda.
Revísela, ya que esta nueva publicación podría no entenderse sin las explicaciones de aquella.
Esta nueva publicación pretende aclarar como teñir una fila de un determinado color cuando el valor de referencia es una fecha


A
B
C
D
1
PRIMER EJEMPLO
2
Dato
Fecha inicio
Fecha final
3
1
A
14-ene
20-abr
4
2
B
15-ene
10-feb
5
3
C
21-ene
04-dic
6
4
D
02-feb
05-may
7




8




9




10




11




12
Fórmula del formato condicional ingresado en A3
13
[=($D3=MIN($D$3:$D$10))]
14
En este ejemplo el formato condicional tiñe de color naranja toda
15
la fila cuando en la columna D aparece la menor fecha
16
de toda la columna
17




18




19
SEGUNDO EJEMPLO:
20
Dato
Dato 2
Fechas
21
1
A
x
05-ene
22
2
B
x
06-ene
23
3
C
x
04-dic
24
4
D
x
03-ene
25
5
E
x
10-feb
26
6
F
x
05-dic
27
7
G
x
02-feb
28
8
H
x
25-jul
29
9
I
x
10-feb
30
10
J
x
15-sep
31




32
Fórmula del formato condicional ingresado en A21
33
[=($D21>AHORA())]
34
En este ejemplo el formato condicional tiñe de amarillo a todas las
35
filas en que en la columna D hay una fecha mayor que ahora.
36




37




38




39
TERCER EJEMPLO:
40
ingresar fecha de referencia:
14-may
41
Dato 1
Dato 2
Fecha térm
42
1
A
x
05-ene
43
2
B
x
06-ene
44
3
C
x
04-dic
45
4
D
x
03-ene
46
5
E
x
10-feb
47
6
F
x
05-dic
48
7
G
x
02-feb
49
8
H
x
25-jul
50
9
I
x
10-feb
51
10
J
x
15-sep
52




53
Fórmula del formato condicional ingresada en A42
54
[=($D42>=$C$40)]
55
En este ejemplo el formato condicional tiñe de verde todas las
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filas que en la columna D tengan una fecha mayor
57
que la ingresada en C40 (color celeste)
58
Esta fecha puede ser una fecha de término de un período de pago
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o cumplimiento de una tarea , etc
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